一、 簽約儀式的準(zhǔn)備
簽約儀式是由雙方正式代表在有關(guān)協(xié)議或合同上簽字并產(chǎn)生法律效力，體現(xiàn)雙方誠(chéng)意和共祝合作成功的莊嚴(yán)而隆重的儀式。因此，主辦方要做好充分的準(zhǔn)備工作。
(一)確定參加儀式的人員
根據(jù)簽約文件的性質(zhì)和內(nèi)容，安排參加簽約儀式的人員。參加簽約儀式的人員有的涉及到國(guó)家部委，有的涉及到地方政府，也有的涉及到對(duì)方國(guó)家，因此要作相應(yīng)的安排，原則上是強(qiáng)調(diào)對(duì)等。人員數(shù)量上也應(yīng)大體相當(dāng)。一般來(lái)說(shuō)，雙方參加洽談的人員均應(yīng)在場(chǎng)?？头綉?yīng)提前與主辦方協(xié)商自己出席簽約儀式的人員，以便主辦方作相應(yīng)的安排。具體簽字人，在地位和級(jí)別上應(yīng)要求對(duì)等。
(二)作好協(xié)議文本的準(zhǔn)備
簽約之“約”事關(guān)重大，一旦簽訂即具有法律效力。所以，待簽的文本應(yīng)由雙方與相關(guān)部門(mén)指定專人，分工合作完成好文本的定稿、翻譯、校對(duì)、印刷、裝訂等工作。除了核對(duì)談判內(nèi)容與文本的一致性以外，還要核對(duì)各種批件、附件、證明等是否完整準(zhǔn)確、真實(shí)有效以及譯本副本是否與樣本正本相符。如有爭(zhēng)議或處理不當(dāng)，應(yīng)在簽約儀式前，通過(guò)再次談判以達(dá)到雙方諒解和滿意方可確定。作為主辦方，應(yīng)為文本的準(zhǔn)備過(guò)程提供周到的服務(wù)和方便的條件。
(三)落實(shí)簽約儀式的場(chǎng)所
落實(shí)舉行儀式的場(chǎng)所，應(yīng)視參加簽約儀式人員的身份和級(jí)別、參加儀式人員的多少和所簽文件的重要程度等諸多因素來(lái)確定。著名賓館、飯店，政府會(huì)議室、會(huì)客廳都可以選擇。既可以大張旗鼓地宣傳，邀請(qǐng)媒體參加，也可以選擇僻靜場(chǎng)所進(jìn)行。無(wú)論怎樣選擇，都應(yīng)是雙方協(xié)商的結(jié)果。任何一方自行決定后再通知另一方，都屬失禮的行為。
(四)簽約儀式現(xiàn)場(chǎng)的布置
現(xiàn)場(chǎng)布置的總原則是莊重、整潔、清靜。我國(guó)常見(jiàn)的布置為：在簽約現(xiàn)場(chǎng)的廳(室)內(nèi)，設(shè)一加長(zhǎng)型條桌，桌面上覆蓋著深冷色臺(tái)布(應(yīng)考慮雙方的顏色禁忌)，桌后只放兩張椅子，供雙方簽約人簽字時(shí)用。禮儀規(guī)范為客方席位在右，主方席位在左。桌上放好雙方待簽的文本，上端分別置有簽字用具(簽字筆、吸墨器等)。如果是涉外簽約，在簽字桌的中間擺一國(guó)旗架，分別掛上雙方國(guó)旗，注意不要放錯(cuò)方向。如果是國(guó)內(nèi)地區(qū)、單位之間的簽約，也可在簽字桌的兩端擺上寫(xiě)有地區(qū)、單位名稱的席位牌。簽字桌后應(yīng)有一定空間供參加儀式的雙方人員站立，背墻上方可掛上“××(項(xiàng)目)簽字儀式”字樣的條幅。簽字桌的前方應(yīng)開(kāi)闊、敞亮，如請(qǐng)媒體記者應(yīng)留有空間，配好燈光。
二、簽約儀式的程序
簽約儀式有一套嚴(yán)格的程序，大體由以下步驟構(gòu)成。
(1)參加簽約儀式的雙方代表及特約嘉賓按時(shí)步入簽字儀式現(xiàn)場(chǎng);
(2)簽約者在簽約臺(tái)前入座，其他人員分主、客各站一邊，按其身份自里向外依次由高到低，列隊(duì)于各自簽約者的座位之后;
(3)雙方助簽人員分別站立在自己簽約者的外側(cè);
(4)簽約儀式開(kāi)始后，助簽人員翻開(kāi)文本，指明具體的簽字處，由簽字人簽上自己的姓名，并由助簽人員將己方簽了字的文本遞交給對(duì)方助簽人員，交換對(duì)方的文本再簽字;
(5)雙方保存的協(xié)議文本都簽好字以后，由雙方的簽字人自己鄭重地相互交換文本，同時(shí)握手致意、祝賀，雙方站立人員同時(shí)鼓掌;
(6)協(xié)議文本交換后，服務(wù)人員用托盤(pán)端上香檳酒，雙方簽約人員舉杯同慶，以增添合作愉快氣氛;
(7)簽約儀式結(jié)束后，雙方可共同接受媒體采訪。退場(chǎng)時(shí)，可安排客方人員先走，主方送客后自己再離開(kāi)。
三、簽約儀式的禮儀
談判不成當(dāng)然無(wú)須簽約，簽約是洽談結(jié)出的碩果。簽約儀式上，雙方氣氛顯得輕松和諧，也沒(méi)有了洽談時(shí)的警覺(jué)和自律，但簽約儀式禮儀仍不可大意。
(1)注意服飾整潔、挺括。參加簽約儀式，應(yīng)穿正式服裝，莊重大方，切不可隨意著裝。這反映了簽約一方對(duì)簽約的整體態(tài)度和對(duì)對(duì)方的尊重。
(2)簽約者的身份和職位雙方應(yīng)對(duì)等，過(guò)高或過(guò)低都會(huì)造成不必要的誤會(huì)。其他人員在站立的位置和排序上也應(yīng)有講究，不可自以為是。在整個(gè)簽約完成之前，參加儀式的雙方人員都應(yīng)平和地微笑著直立站好，不宜互相走動(dòng)談話。
(3)簽字應(yīng)遵守“輪換制”的國(guó)際慣例。也就是，簽字者應(yīng)先在自己一方保存的文本左邊首位處簽字，然后再交換文本，在對(duì)方保存的文本上簽字。這樣可使雙方都有一次機(jī)會(huì)首位簽字。在對(duì)方文本上簽字后，應(yīng)自己與對(duì)方簽字者互換文本，而不是由助簽者代辦。
(4)最后，雙方舉杯共飲香檳酒時(shí)，也不能大聲喧嘩叫喊。碰杯要輕，而后高舉示意，淺抿一口即可，舉止要文雅有風(fēng)度。
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