會(huì)議策劃與其他的發(fā)布會(huì)、年會(huì)策劃比起來就是不一樣的性質(zhì)和策劃了。會(huì)議策劃需有根據(jù)此次活動(dòng)的主題和活動(dòng)形式來營造相應(yīng)的氣氛和布置。

會(huì)議策劃需要注意什么

　　會(huì)議活動(dòng)是嚴(yán)肅的、隆重的，所以我們?nèi)绾文苌钊胫黝}的來突出這些元素的同時(shí)還能讓大家覺得活動(dòng)的輕松和歡快呢?

　　首先我們要從會(huì)議活動(dòng)策劃的創(chuàng)意來突破。

　　這個(gè)創(chuàng)意與企業(yè)的形象是息息相關(guān)的，需要要凸出企業(yè)的文化特點(diǎn)，所以我們必須了解到企業(yè)的人文特點(diǎn)、形象、實(shí)力、對(duì)社會(huì)造成的價(jià)值等都需要，這些方面入手便唾手可得!

　　當(dāng)然所有的活動(dòng)都是在了就活動(dòng)預(yù)算的基礎(chǔ)上來策劃和設(shè)計(jì)的，了解預(yù)算的情況下就能更清楚的策劃和實(shí)施了。

　　根據(jù)主辦方的公司風(fēng)格來設(shè)定本次北京會(huì)議活動(dòng)策劃的特點(diǎn)和類別。所有的現(xiàn)場設(shè)備和布置物料也是根據(jù)客戶的需求來設(shè)計(jì)的，所以前期一定要了解客戶的年齡層次和消費(fèi)水平，根據(jù)這些來判斷客戶的喜好。

　　因?yàn)橐粓龌顒?dòng)辦得成不成功取決于客戶對(duì)這場活動(dòng)的滿意度。

　　除此之外，我們要弄清楚會(huì)議策劃的活動(dòng)流程和活動(dòng)形式，基本所有的會(huì)議活動(dòng)都是需要桌椅和名牌的。

　　當(dāng)然也是需要根據(jù)活動(dòng)形式來定桌椅的擺放形式，是需要圓桌型的、還是舞臺(tái)式、還是指揮式又或者是復(fù)合型的等等。這些都是需要根據(jù)主辦方的要求來定的。

　　會(huì)議活動(dòng)的簽到模式和各個(gè)環(huán)節(jié)都是采取什么類型?預(yù)算富足的情況下可以使用當(dāng)下流行的科技簽到形式，有刷臉簽到、指紋簽到、微信簽到等，后面的環(huán)節(jié)也是可以根據(jù)這些簽到來進(jìn)行抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)。

　　活動(dòng)中的節(jié)目也可以根據(jù)會(huì)議的主題來進(jìn)行設(shè)計(jì)，增添一些活動(dòng)的氣氛。

　　總之，會(huì)議方案要緊緊圍繞大會(huì)總體的工作目標(biāo)任務(wù)，明確會(huì)議日程安排及各項(xiàng)議程之間內(nèi)在的邏輯關(guān)系，按照有關(guān)規(guī)定和程序合理安排會(huì)議議程，使各場次會(huì)議能順利銜接，使整體的會(huì)議安排周密細(xì)致、程序規(guī)范，避免出現(xiàn)死角和盲區(qū)。

　　方案一般應(yīng)包括會(huì)議名稱、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì)議任務(wù)、議程、工作組設(shè)置及文件起草工作、會(huì)務(wù)秘書工作、組織人事工作、宣傳報(bào)道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛(wèi)工作分工安排等內(nèi)容。

　　在組織籌備會(huì)議的過程中，不僅要加強(qiáng)與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的溝通請示工作，還要加強(qiáng)橫向的溝通銜接工作。

　　大型會(huì)議的順利開展，是會(huì)務(wù)組織部門與文件起草、組織人事、宣傳報(bào)道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會(huì)議籌備期間，必須加強(qiáng)與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進(jìn)度，加強(qiáng)配合，共同推進(jìn)籌備工作全面有序進(jìn)行。

會(huì)議活動(dòng)策劃執(zhí)行的幾個(gè)要點(diǎn)

　　01活動(dòng)方案

　　活動(dòng)策劃涉及到的三大核心問題：

　　做策劃方案前需要關(guān)注以下幾個(gè)重點(diǎn)問題，下面尖點(diǎn)人為您詳細(xì)分析這幾大要素。

　　活動(dòng)目的

　　在做方案前需要對(duì)活動(dòng)目的的制定需要對(duì)傳播主體有一個(gè)精準(zhǔn)的分析。因此策劃活動(dòng)前，一定要對(duì)企業(yè)形象現(xiàn)狀進(jìn)行診斷，從而為選擇的活動(dòng)目標(biāo)和方法提供依據(jù)。

　　活動(dòng)主題

　　活動(dòng)主題是對(duì)活動(dòng)內(nèi)容的高度概括，對(duì)整個(gè)活動(dòng)起著指導(dǎo)作用。主題設(shè)計(jì)得是否精彩、恰當(dāng)，對(duì)公眾活動(dòng)成效影響極大。這個(gè)被精煉出的主題具有唯一性、相關(guān)性和易于傳播性，能輕而易舉地將活動(dòng)推向高潮，且任憑時(shí)光流逝，依舊鮮活如初。

　　活動(dòng)對(duì)象

　　即對(duì)目標(biāo)受眾進(jìn)行分析和定位?；顒?dòng)是以不同的方針對(duì)不同的目標(biāo)客戶展開的，因此只有確定了目標(biāo)客戶，才能制定有效的活動(dòng)方案。經(jīng)濟(jì)條件、生活習(xí)慣、價(jià)值觀念、利益要求等的差異都會(huì)使目標(biāo)客戶群體呈現(xiàn)不同的特點(diǎn)。

　　方案需要包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、模擬、主要內(nèi)容、議程、擬出席領(lǐng)導(dǎo)、參會(huì)范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報(bào)道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。

　　02預(yù)算控制

　　我們都知道，一場活動(dòng)的預(yù)算、資源、時(shí)間、目標(biāo)等都是有明確限制的。因此先確定預(yù)算，再制定計(jì)劃其實(shí)是相對(duì)穩(wěn)妥的辦法。

　　確定必需成本、來賓交通及接待、場地費(fèi)用和搭建、資料禮品的準(zhǔn)備，納入非必需成本、表演和娛樂、主持人等。

　　03活動(dòng)方案

　　根據(jù)國家大型活動(dòng)實(shí)行申報(bào)備案制，舉辦大型活動(dòng)前，承辦單位(或具體執(zhí)行單位)須提前20天向當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)及消防部門申報(bào)；申報(bào)同意后，由承辦單位(或具體執(zhí)行單位)向當(dāng)?shù)匕脖O(jiān)部門備案，同時(shí)由安監(jiān)部門負(fù)責(zé)通報(bào)有關(guān)部門和單位。

　　提醒報(bào)備方案中需注意以下兩個(gè)問題：

　　安排會(huì)場警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)

　　通知相關(guān)部門做好會(huì)場今晚及交通疏導(dǎo)工作，防止會(huì)議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會(huì)議，由于到會(huì)車輛較多，要安排交警在會(huì)場附近進(jìn)行交通疏導(dǎo)。

　　電力保障

　　會(huì)前與供電部門溝通聯(lián)系，安排保電任務(wù)，同時(shí)安排會(huì)議場所進(jìn)行內(nèi)部檢修。會(huì)議過程中還需安排專人值班，以便應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

　　04媒體公關(guān)

　　在邀請媒體的時(shí)候，需要事先清楚對(duì)方需求，是不是需要提供專用的設(shè)備車停放處、需要可以鋪設(shè)電纜的地方、媒體設(shè)備的接口是哪種等這些問題，如果需要私下采訪，需要備好房間供其使用。

　　05預(yù)定會(huì)場

　　會(huì)議時(shí)間確定之后，要立刻與會(huì)議場所聯(lián)系溝通，預(yù)定會(huì)議室，并安排做好先期工作。同時(shí)需要預(yù)定會(huì)議期間參會(huì)人員的用餐及住宿。

　　06會(huì)議邀請

　　按照會(huì)議時(shí)間要求，落實(shí)登記與會(huì)人員，必要的進(jìn)行電話核查、督促，統(tǒng)計(jì)匯總后向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告后向與會(huì)人員發(fā)出邀請。

　　07人員安排及資料準(zhǔn)備

　　項(xiàng)目組一般包括：項(xiàng)目組長、策劃、執(zhí)行、設(shè)計(jì)、攝影攝像、禮儀、速記、同傳等人員。在選擇小組成員的時(shí)候，需明確小組成員工作職責(zé)，做到專人專項(xiàng)，從而提高工作效率。

　　需要設(shè)定會(huì)議目標(biāo)與細(xì)致的會(huì)議議程。作為會(huì)議的組織者，要對(duì)此次會(huì)議的目標(biāo)和意義做出清晰的判斷。根據(jù)需要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，對(duì)會(huì)議的節(jié)奏進(jìn)行拆分，按照合理的邏輯去規(guī)劃每一階段的議題。同時(shí)需要根據(jù)議程，對(duì)資料進(jìn)行收集整理。包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等證件的制作，需根據(jù)會(huì)議主題，從易于識(shí)別、方便管理、利于安排的原則設(shè)計(jì)制作。

　　08會(huì)場布置

　　要從會(huì)議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓人數(shù)、主席臺(tái)大小及方便領(lǐng)導(dǎo)入席等方面綜合考慮，布置背景板、易拉寶等活動(dòng)物料。

　　編制座區(qū)圖，擺放座簽

　　根據(jù)統(tǒng)計(jì)整理后的與會(huì)人員名單，合理安排與會(huì)人員的會(huì)場座次，座區(qū)圖和座簽要反復(fù)進(jìn)行核對(duì)，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯(cuò)別字。

　　檢查音響和燈光

　　根據(jù)會(huì)議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴(yán)格落實(shí)“三檢查”：布置會(huì)場時(shí)檢查；會(huì)前半小時(shí)檢查；會(huì)前十分鐘檢查。

　　會(huì)議用車

　　大型會(huì)議活動(dòng)，需要借用或租用車輛。要安排專人負(fù)責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時(shí)要編排乘車分組，并對(duì)車輛進(jìn)行編號(hào)。

　　09活動(dòng)總結(jié)

　　活動(dòng)結(jié)束后需要對(duì)這次活動(dòng)進(jìn)行總結(jié)歸納從而向客戶或領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。對(duì)于活動(dòng)執(zhí)行過程中，需將出現(xiàn)的問題匯總并尋找出現(xiàn)問題的原因，避免下次類似的問題再次發(fā)生?；顒?dòng)并不是一項(xiàng)單一的工作，而是一個(gè)有計(jì)劃的，以創(chuàng)造性的方法解決復(fù)雜具體問題的過程。但是所有這些過程都需要一個(gè)強(qiáng)有力的執(zhí)行，否則之前所做的一切努力都是竹籃打水一場空。

　　舉辦活動(dòng)需要注意的問題還有很多，一場大型活動(dòng)找一個(gè)專業(yè)的活動(dòng)策劃公司必不可少，尖點(diǎn)傳媒專業(yè)致力于活動(dòng)策劃，尖點(diǎn)人以客戶服務(wù)為中心，以品牌塑造為核心，以活動(dòng)執(zhí)行為重心。細(xì)節(jié)的嚴(yán)格把控，活動(dòng)流程的完美銜接，以及各項(xiàng)工作的順利執(zhí)行。全心結(jié)合，全力以赴。選擇尖點(diǎn)，就是選擇成功！