活動策劃執(zhí)行可以分為，前期活動準備、活動現(xiàn)場管理以及后期工作等這三個部分來完成，根據(jù)不同行業(yè)、不同類型的活動，所需要做的準備工作以及執(zhí)行工作都不盡相同，大家要根據(jù)自身的實際情況進行選擇。

一、前期活動準備

　?。?）活動策劃方案

　　根據(jù)上一篇執(zhí)行流程文章的介紹我們知道，活動策劃方案里面需要包括策劃方案、宣傳方案、執(zhí)行方案、預(yù)算方案等內(nèi)容。方案在我們前期宣傳工作中，屬于核心靈魂，沒有它，一切都很容易亂套，而且在部分活動需求中，需要拿方案去進行商業(yè)合作洽談的。

　　（2）文稿準備

　　在活動舉辦前，我們需要把所有的文稿都舉辦好，主要是三種稿件：請示函、邀請函、新聞稿。請示函是用作活動的匯報和協(xié)助申請的，例如有時候需要用到上級單位對場地或設(shè)備等相關(guān)支持，就需要請示。邀請函顧名思義就是要用作邀請了，活動舉辦前都要對領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓、合作單位等相關(guān)人員進行蒞臨現(xiàn)場的正式邀請。而新聞稿又分為預(yù)熱稿和報道稿，活動前期我們都要進行活動的預(yù)熱宣傳，讓更多人知道活動的舉辦，讓更多人參加活動，而后續(xù)的報道更是對活動影響力的重要“升溫”。

　?。?）宣傳設(shè)計

　　活動的舉辦都離不開設(shè)計，圍繞活動主題的主畫面及各種宣傳頁面設(shè)計、印刷品等設(shè)計都要提前設(shè)計好，而設(shè)計文檔還需要根據(jù)線上線下的使用進行使用分辨率的輸出，以便前期宣傳和物料的印制。

　　（4）活動場地的確認

　　前期的宣傳必定是要把活動地點和時間給發(fā)布出來的，因此前期就需要提前把場地落實了，而一些大型的活動，是需要提前找公安機關(guān)進行報備，具體相關(guān)要求和資料的準備，大家自行在網(wǎng)上查詢，我這里就不一一列舉說明了。

　　根據(jù)《群眾性文化體育活動治安管理辦法》第六條規(guī)定，群眾性文化體育活動的參加人數(shù)在二百人以上三千人以下的，由縣級公安機關(guān)許可；人數(shù)在三千人以上的，由地（市）級公安機關(guān)許可；跨地區(qū)的群眾性文化體育活動，由共同的上一級公安機關(guān)許可。作出許可的公安機關(guān)應(yīng)當向上一級公安機關(guān)備案。

　　（5）PPT準備

　　PPT已成了活動最重要的宣傳載體了，許多活動的舉行都離不開PPT，例如：論壇、講座、峰會等活動都必須會用上。不僅要以統(tǒng)一的VI視覺準備好主辦方的PPT，有嘉賓需要上臺演講的，也需要提早收集，一定要提前收，我碰到很多次現(xiàn)場出亂子的，而且有很多嘉賓的PPT不一定適配現(xiàn)場的屏幕，會影響呈現(xiàn)效果。

　?。?）嘉賓邀請

　　用邀請函的方式提前對參會領(lǐng)導(dǎo)嘉賓進行正式邀請，是最起碼的尊重，如果連這部都忘了做的話，除非他們沒有你不行，不然愿意來現(xiàn)場的人真的不多，上了層次的人受邀參會都很頻繁。最后需要確定到場的嘉賓名單，以便安排接待。

　?。?）媒體邀請

　　媒體邀請主要通過兩種稿件，一種是媒體邀請函，另一種是新聞稿，網(wǎng)媒、紙媒、電視臺等要邀請哪種媒體就看活動的宣傳需求和預(yù)算了，每個地方的價格都不一樣，有關(guān)系和沒關(guān)系的價格也不一樣。最后需要確定到場的媒體名單，以便安排媒體宣傳確認。

　?。?）發(fā)言稿

　　領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓的發(fā)言稿要提前準備好，沒有多少領(lǐng)導(dǎo)嘉賓愿意自己花時間想到現(xiàn)場要講什么的，無論他們用不用你的稿，都要提前準備好，而且要提前發(fā)他們審核。雖然我對這些代稿的行為很坑，特別是在那種大型或者是有高度的活動，寫這些稿的一般都是公司的小文案，當知道了這種套路之后，經(jīng)常參會都不想聽前面部分了。然而，這也是業(yè)內(nèi)的規(guī)則。

　?。?）主持稿

　　主持稿主要是活動的整體流程和關(guān)鍵人名字信息為主，修飾美句倒不是最重要的，但是都要提前寫好，畢竟你不知道你請來的主持人能力到哪里，高級的只要流程和關(guān)鍵信息。

　?。?0）攝影攝像溝通

　　根據(jù)活動的類型、預(yù)算、場地，選擇不同的攝影攝像搭配。例如像論壇會議這些，攝像需要安排一個定機位錄制整個活動舞臺，有條件的還要安排搖臂拍攝，像現(xiàn)在這個短視頻媒體火爆的時代，還需要專門的人員拍攝豎版的。而游機位的攝影攝像安排，可以用作現(xiàn)場特寫的拍攝，效果很好。這些都是需要提前安排和溝通需求的。

　?。?1）用電需求

　　如果要用到像LED屏、射燈、音響這些，要提前跟場地方溝通好大功率電的使用和工程師對接。

二、活動現(xiàn)場管理

　?。?）參會人員引導(dǎo)

　　安排好志愿者或者專門的工作人員做好參會人員的簽到及坐席引導(dǎo)工作，避免現(xiàn)場出現(xiàn)混亂，不怕人多，就怕亂。

　?。?）停車位引導(dǎo)

　　停車位的引導(dǎo)和安排要做好，也需要跟場地保衛(wèi)處人員協(xié)調(diào)好車輛的停放規(guī)劃，有些大活動是需要把大中小車分開停放的。

　?。?）貴賓室引導(dǎo)

　　領(lǐng)導(dǎo)嘉賓提前到場后，需要引導(dǎo)到貴賓室休息接待，而這個時間也正是管理層進行商務(wù)洽談的機會。

　?。?）設(shè)備傳遞

　　像話筒、翻頁筆這些經(jīng)常會出問題的設(shè)備，在現(xiàn)場要有專門的人員手上拿著備用的，出現(xiàn)問題的時候立馬更換。

　?。?）媒體安排

　　像電視臺這種媒體基本上都是要在會前會后對關(guān)鍵人員進行采訪的，媒體組的同事要負責好記者們的接待和采訪需求安排配合。

　?。?）接待車輛安排

　　接待車輛要根據(jù)實際領(lǐng)導(dǎo)嘉賓的需求安排好，有的領(lǐng)導(dǎo)嘉賓來前面一下就走了，車輛不能等到快結(jié)束才來等候。

　　（7）布場安排

　　布場主力在供應(yīng)商的協(xié)助，能提前多久布場就提前多久布場，一般都是提前一天完成，如果當天就布場完的話時間太緊，有時候現(xiàn)場不好處理突發(fā)狀況。

　　（8）撤場安排

　　活動結(jié)束好與供應(yīng)商一起做好撤場，清單好物料設(shè)備，借的要還，有用的帶走，保證好基本的衛(wèi)生。

三、后期工作

　　（1）媒體反饋

　　跟蹤好媒體的新聞發(fā)布情況，做好發(fā)布鏈接整理、剪報整理，如果可以的話，聯(lián)系媒體協(xié)助統(tǒng)計閱讀量也是極好的。

　　（2）攝影攝像素材整理

　　要找攝影攝像人員拷貝好拍攝的資料，不要想著讓他們網(wǎng)絡(luò)發(fā)送過來，文件太大了，這些素材很重要，以后宣傳都靠它們了。

　?。?）財務(wù)結(jié)算

　　活動后做好決算表，清點好所有的支出，以便找財務(wù)報銷。有甲方的話要找甲方催收尾款，別的乙方合作的就老老實實給他們結(jié)算尾款。

　　（4）工作總結(jié)匯報

　　活動后要對此次活動進行總結(jié)和復(fù)盤，發(fā)現(xiàn)問題點，下次優(yōu)化改變，輸出總結(jié)報告，對相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報工作。